5 consigli concreti per lo smart working nella PMI

Sono a casa.
Oggi non posso recarmi al lavoro e faccio smart working.
Probabilmente avrai già letto moltissimo sul tema più in voga del momento quindi dò per scontato che tu ne conosca già i benefici e le linee guida per adottarlo nella tua azienda.
Ho deciso di scrivere e condensare in 5 consigli molto pratici quello che ho imparato in questi giorni lavorando da casa.
Iniziamo subito...

1 Responsabilita' prima di tutto

Faccio prima una piccola premessa.
Nulla di quello che dirò da questo momento in poi è utile, se non c’è un presupposto.
La base di partenza a cui mi riferisco si chiama Responsabilità, che il vocabolario spiega come Congruenza con un impegno assunto o con un comportamento.
Fare Smart Working significa godere di estrema fiducia da parte dei colleghi e dei manager. Il solo modo per ricambiare questa fiducia è essere responsabili: mantenere le promesse, essere disponibili, dare il 101% nel proprio lavoro, lavorare con il cuore, non fare solo il proprio compitino ma mettere sempre al centro il bene dell’azienda.

2 Lavora insieme alle altre persone

Essere fuori dall’azienda spesso significa perdere il contesto. Non puoi ascoltare le conversazioni, non hai la macchina del caffè per scambiare due dettagli sui progetti in corso.
Non puoi alzarti e parlare contemporaneamente a 2-3 colleghi.
Sta di fatto che devi continuare a collaborare con il tuo gruppo di lavoro in maniera efficace.
Secondo me è necessario lavorare su 2 livelli di comunicazione.

Il primo è quello asincrono..
Poter parlare con il tuo team senza disturbarlo, in modo che ognuno possa leggere e rispondere quando può.
In questo caso la mail è lo strumento principe e un’ottima webmail che uso quotidianamente è Webtop, applicativo che fa parte della suite di Collaboration NethService.

Il secondo livello è quello sincrono..
Botta e risposta realtime.
In questo caso uno strumento come la Team Chat diventa utilissimo, perchè permette di portare avanti conversazioni con tutto il gruppo di lavoro e non con una persona alla volta.
Anche qui un tool come Mattermost è estremamente efficace ed intuitivo, oltre ad essere graficamente molto ben fatto per l’utente inesperto.

3 Informazioni alla portata di tutti

Quando si lavora da remoto il problema più comune è trovare le informazioni.
Le domande che mi faccio spesso sono:

Tre ottimi strumenti per rispondere a queste tre “ricerche” sono:

4 Non lasciare i tuoi dati in locale

Ultimo consiglio, abbastanza scontato ma non sempre.
Cerca di non dipendere da un unico device fisico: notebook o pc fisso.
Tenere i dati che ti servono memorizzati lì sopra significa non averli a portata di mano nel momento che ti servono.

Spesso ho lavorato da casa usando il mio notebook personale.
Avendo remotizzato tutti i miei file e usando solo applicazioni web, usare un PC diverso per lavorare non è assolutamente un problema.
Accedo con un click a Webtop, Mattermost, NextCloud e sono produttivo in pochi secondi.

5 Condividi quello su cui stai lavorando

Ultimo consiglio che ti assicuro migliorerà la vita: crea la massima trasparenza con il tuo gruppo di lavoro.
Fai vedere quello su cui stai lavorando tramite il tool di task management.
Chiedi agli altri di fare altrettanto.
Mostra i meeting e gli impegni che hai schedulato per la giornata sul calendario di webtop.
Setta in maniera corretta la presence Mattermost, così sapranno già se disturbarti o meno e riusciranno a capire in anticipo anche i tempi di risposta.

Riassumendo

Lo smart working è la possibilità di poter lavorare da casa (o da qualsiasi altro posto) senza dover raggiungere necessariamente la propria sede aziendale, pur rimanendo produttivi.

Ho voluto raccontare la mia esperienza dando 5 consigli molto concreti e citando alcuni tool che uso:

Buon lavoro smart!
Fabio

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